Skanowanie dokumentów w firmie – dlaczego warto na nie postawić?

Każdy przedsiębiorca, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności czy też wielkości firmy, zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji – w niektórych przypadkach może być to nawet okres 50 lat. Obowiązek ten jest dość trudny, ze względu na bardzo dużą liczbę gromadzonych pism, umów i akt, na szczęście jest alternatywa – możliwe jest bowiem skanowanie dokumentów i tym samym wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów.

Skanowanie dokumentów, czyli korzyści dla przedsiębiorcy

Skanowanie dokumentów to proces, który pozwala przenieść papierowe akta, pisma czy umowy do komputera albo na dyski zewnętrzne, co jest bardzo dobrym rozwiązaniem praktycznie dla wszystkich przedsiębiorców, pragnących bezpiecznie i wygodnie przechowywać dokumentację. Dzięki temu procesowi nie tylko sprawisz, że dostęp do dokumentów będzie o wiele szybszy i łatwiejszy, ale również zadbasz o to, aby były one doskonale zabezpieczone. Unikniesz w ten sposób ryzyka ich zgubienia czy zniszczenia, co mogłoby nieść za sobą poważne konsekwencje i np. kary finansowe.

Oczywiście skanowanie dokumentów nie musi odbywać się w Twojej firmie – zwykle przeniesienie ogromnych akt do systemu czy na nośniki zewnętrzne jest bardzo trudne i wymaga się do tego nie tylko specjalistycznych skanerów, ale również odpowiednich systemów informatycznych. Dlatego też możesz skorzystać z usług zewnętrznej firmy, która specjalizuje się w takich działaniach – dzięki temu nie tylko oszczędzisz wiele czasu, ale również zoptymalizujesz koszty działalności.

Jakie korzyści daje skanowanie dokumentów?

• Pozwala na łatwiejszy i szybszy dostęp do firmowej dokumentacji, co z kolei znacząco przyspiesza wiele procesów w firmie oraz działań pracowników.
• Umożliwia skuteczne zabezpieczenie dokumentacji oraz uniknięcie ryzyka jej zniszczenia czy zgubienia.
• Daje możliwość pracy na jednym dokumencie większej liczbie pracowników – w tym samym czasie, co również może przynieść znaczne przyspieszenie codziennej pracy.
• Skuteczniejsze zabezpieczenie ważnych informacji oraz firmowych danych – masz pewność, że nie dostaną się one w niepowołane ręce.
• Ograniczenie do minimum obiegu dokumentacji papierowej i jej łatwiejsze przechowywanie – np. w e-archiwum.
• Możliwość korzystania z raportów ilościowych, statusów jednostek aktowych i innych, oferowanych przez firmę zewnętrzną.

Gdzie znaleźć firmę, oferującą skanowanie dokumentacji?

Najłatwiej i najszybciej oczywiście w Internecie – na rynku funkcjonuje bowiem bardzo wiele firm, które zapewniają skuteczne skanowanie dokumentów. Dysponują one nowoczesnymi urządzeniami oraz specjalistycznymi systemami informatycznymi, dzięki którym mogą przenieść do wersji elektronicznej zarówno standardowe pisma i umowy, jak również zdjęcia, mapy, książki i wiele innych.

Najważniejsze jest znalezienie odpowiednich specjalistów, którzy zapewnią Ci wysoki poziom świadczonych usług – aby było to możliwe, bardzo dokładnie przeanalizuj ofertę danej firmy i porównaj ją z innymi, a także zapoznaj się z zakresem świadczonych usług. Możesz również poczytać opinie o danej firmie – dzięki ocenom i recenzjom wcześniejszych klientów, będziesz mieć możliwość zweryfikowania profesjonalizmu danego przedsiębiorstwa.