Skanowanie dokumentów w firmie – 5 najważniejszych korzyści
Współcześni przedsiębiorcy mogą korzystać z wielu nowoczesnych rozwiązań, które znacząco przyspieszają ich codzienne działania i pozwalają na efektywniejszy rozwój prowadzonego biznesu. Jednym z nich jest wprowadzenie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów – jest on możliwy dzięki skorzystaniu z usługi, takiej jak skanowanie dokumentów, którą świadczą zewnętrzne firmy. Sprawdźmy dlaczego warto z niej skorzystać i co da Ci ona w przyszłości!
Skanowanie dokumentów – 5 korzyści dla Twojej firmy
Po pierwsze – Łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów
Pierwszą i chyba najważniejszą korzyścią, jaką daje skanowanie dokumentów, jest prawdopodobnie łatwiejszy dostęp do dokumentacji. Przenosząc wszelkiego rodzaju umowy, pisma i akta do komputera albo na nośniki zewnętrzne, nie musisz w celu znalezienia konkretnej informacji przedzierać się przez stosy papierów – wystarczy skorzystanie z wyszukiwarki. Jest to szybkie, bezproblemowe i pozwala na znaczące przyspieszenie codziennych działań. Co więcej – ograniczasz w ten sposób do minimum obieg dokumentacji papierowej, w związku z czym optymalizujesz wiele procesów w firmie. To rozwiązanie nowoczesne, z którego zdecydowanie warto skorzystać.
Po drugie – Możliwość efektywniejszej pracy na dokumentach
Dokumenty znajdujące się w systemie albo na nośniku są dostępne zarówno dla Ciebie, jak i Twoich pracowników – mogą oni korzystać np. z jednych akt w tym samym czasie, co pozwala zwiększyć efektywność prowadzonych prac. To jednak nie wszystko – dzięki korzystaniu ze specjalnego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, pracownicy mogą zostawiać dodatkowe informacje bezpośrednio na wersji elektronicznej pisma, co znacznie usprawnia komunikację w firmie i – ponownie – przyspiesza wiele procesów.
Po trzecie – Bezpieczeństwo dokumentów
Papierowa dokumentacja nie jest wieczna i wie o tym każdy – łatwo ją zniszczyć albo zgubić. A w przypadku przedsiębiorstw jest to niedopuszczalne, ponieważ każdy właściciel firmy zobowiązany jest do przechowywania dokumentów – w niektórych przypadkach nawet na przestrzeni kilku lub kilkudziesięciu lat. Skanowanie dokumentów umożliwi Ci uniknięcie tego problemu, ponieważ możesz szybko stworzyć kopie umowy i nie dopuścić do jej zniszczenia czy zgubienia. W ten sposób o wiele łatwiej dostosować się do obowiązujących w Polsce przepisów prawnych i działać skuteczniej.
Po czwarte – Bezpieczeństwo danych
Bardzo istotną kwestią jest tutaj również firmowa polityka prywatności – zeskanowane dokumenty są o wiele bezpieczniejsze jeżeli chodzi o ochronę danych. Nie mają do nich dostępu osoby do tego nieupoważnione, dzięki czemu nie musisz obawiać się tego, że wrażliwe dane, informacje o klientach czy jakiekolwiek inne wydostaną się poza obręb firmy. W ten sposób również możesz dostosować się do rygorystycznych przepisów, np. tych związanych z RODO.
Po piąte – Mniejsze koszty przechowywania dokumentacji
No i na koniec – oszczędności. Dzięki skanowaniu dokumentacji masz możliwość o wiele łatwiejszego przechowywania wszelkiego rodzaju pism, umów i akt. Dzięki stworzeniu e-archiwum nie musisz wydzielać specjalnego miejsca w firmie, gdzie składowane byłyby dokumenty i masz możliwość uniknięcia całkiem sporych kosztów. No i oczywiście takie rozwiązanie jest o wiele bardziej komfortowe – pozwoli Ci w stu procentach skupić się na swojej podstawowej działalności.